Traiter les demandes de réservation

Consulter les demandes

Les demandes déposées par les habitants, associations ou entreprises apparaissent dans /salles/demandes. Chaque demande indique la salle souhaitée, le créneau, le motif, le nombre de personnes attendues, les services éventuellement demandés (matériel, prestations), et le type de public déclaré par le demandeur.

Ouvrir une demande

En ouvrant le détail d'une demande, l'agent peut :

• Accepter la demande : cela crée automatiquement la réservation, génère la convention et calcule le tarif applicable.

• Refuser la demande, avec un motif.

• Proposer un créneau alternatif si le créneau initial n'est pas disponible.

• Demander une information complémentaire : la demande passe en attente de réponse et un fil de discussion s'ouvre avec le demandeur.

Le type de public déclaré et le type validé

Le demandeur déclare lui-même son type de public (particulier, association...) lors du dépôt de sa demande. Au moment d'accepter la demande, l'agent confirme (ou corrige) ce type. C'est ce type validé par l'agent, et non celui déclaré, qui détermine le tarif réellement appliqué et l'utilisation éventuelle d'une gratuité — ce qui évite qu'un demandeur s'attribue à tort un statut donnant droit à un tarif préférentiel.

Le fil de discussion

Un agent peut échanger des messages avec le demandeur à tout moment sur une demande active (pas seulement pour bloquer une décision) : c'est un vrai fil de discussion, pas un aller-retour unique. Le premier message envoyé depuis une demande en attente la fait passer en « information demandée » et sort la demande de la file à traiter tant que l'usager n'a pas répondu ; sur une demande déjà acceptée ou déjà répondue, un nouveau message s'ajoute simplement au fil sans rien changer d'autre. Le demandeur répond depuis son espace de suivi, et l'agent est prévenu par une notification (la cloche en haut de l'intranet) dès qu'une réponse arrive.

Créneaux et conflits

Le système vérifie qu'un créneau n'est pas déjà occupé par une autre réservation sur la même salle avant de permettre l'acceptation d'une demande.