Équipement à plusieurs salles

Le besoin

Beaucoup de collectivités proposent plusieurs salles au sein du même équipement : un centre culturel avec une salle de spectacle, une salle des associations et un hall. L'usager peut réserver la totalité du centre, une salle ou quelques salles sur le même créneau, dans un seul dossier, avec une seule convention et un seul prix.

Mettre en place

1. Créez le centre comme un équipement, puis chaque salle comme un équipement (fiche, configurations de capacité, tarifs, horaires propres).

2. Sur la fiche de chaque salle, dans la carte Salles de l'équipement, choisissez « Cette salle fait partie de » le centre.

3. Sur la fiche du centre, la même carte liste ses salles.

Il n'y a que deux niveaux : un centre a des salles, une salle n'en a pas. Un équipement qui regroupe déjà des salles ne peut pas devenir une salle, et inversement. Le centre n'a pas besoin de capacité propre. Les réservations déjà faites ne changent pas.

La disponibilité

Deux dossiers ne se gênent que s'ils occupent au moins une même salle.

• Réserver la salle A ne bloque pas la salle B.

• Réserver la totalité bloque toutes les salles.

• Réserver une salle rend la totalité indisponible.

Les calendriers de la page publique, du planning agent et de la saisie au guichet suivent cette règle. La réservation est aussi verrouillée pour tout le centre au moment de l'enregistrement : deux personnes ne peuvent pas réserver en même temps la totalité et une salle.

Le tarif de la totalité

• Si le centre a une configuration avec un tarif (par exemple « Privatisation du centre »), ce tarif s'applique à la totalité.

• Sans tarif propre, la totalité vaut la somme du prix de chaque salle.

• Pour quelques salles, c'est toujours la somme des salles choisies, chacune avec sa configuration.

Les périodes tarifaires, les types de client gratuits et les services du centre s'appliquent comme d'habitude : les services du centre sont comptés une seule fois, jamais multipliés par le nombre de salles.

Côté usager

La page du centre liste ses salles avec un lien vers la fiche de chacune. Dans l'assistant de réservation, l'étape 2 propose Tout l'équipement ou Une ou plusieurs salles, avec la configuration de chaque salle, la capacité cumulée et des disponibilités limitées à ce choix. Pour réserver une seule salle, il peut aussi passer directement par sa fiche. L'accueil ne liste que le centre, avec le nombre de salles et leur capacité cumulée.

Côté agent

• La fiche d'une demande ou d'une réservation indique les salles réservées.

• La convention et les e-mails nomment les salles : « Centre culturel (Salle des associations, Hall d'exposition) » ou « Centre culturel (totalité) ».

• Le planning d'une salle montre aussi les dossiers du centre qui l'occupent.

• La saisie au guichet propose le même choix de salles.

À savoir

• Les réservations récurrentes se déposent salle par salle, pas sur le centre.

• La gestion par service d'un dossier suit le centre, pas ses salles.

• Une réservation faite sur un équipement avant que ses salles existent occupe tout l'équipement.

• Les listes de demandes et de finances affichent le nom du centre ; le détail des salles est sur la fiche.