Louer du matériel : le catalogue

À quoi sert la location de matériel

Votre collectivité prête du matériel : chaises, tables, podium, sonorisation, vidéoprojecteur, remorque. Une demande peut porter sur une salle avec du matériel en option, ou sur du matériel seul. Le dossier de l'usager reste unique : tarif, caution, convention et facture sont ceux de la location.

Le catalogue s'administre dans Administration, Matériel (droit « Matériel, Gérer »). La page se découpe en catégories, matériels, et packs.

Les catégories

Regroupez le matériel (Mobilier, Sonorisation et vidéo, Évènementiel) pour que l'usager le retrouve facilement. Une catégorie qui contient du matériel ne peut pas être supprimée : désactivez-la plutôt.

Créer un matériel

Les deux façons de suivre un matériel

• En quantité : par exemple 300 chaises. On indique le stock total et, si besoin, un stock de sécurité qui n'est jamais loué.

• Individualisé : chaque exemplaire a sa référence (SON-001, SON-002). À l'approbation, les premières unités libres sont affectées automatiquement ; l'agent peut les modifier à la préparation. Le stock est le nombre d'unités actives.

Les informations du matériel

• nom, descriptif, photos (la première est la principale), unité (chaise, mètre) et conditions de location ;

• statut : brouillon, actif ou archivé. Seul un matériel actif est loué ;

• visibilité : visible sur l'espace public ou non ; proposé avec une salle, proposé en location seule, ou les deux ;

• lieu de retrait en texte libre, affiché à l'usager ;

• durées minimale et maximale de location, facultatives.

Les tarifs

• Un tarif de base : forfait, par jour ou par heure. Sans tarif, le matériel est « sur devis ».

• Par type de client : un tarif propre ou la gratuité.

• Le quota annuel de locations gratuites d'un type de client suit la même logique que pour les salles (voir « Tarifs, gratuités et quotas »).

• Le prix d'une ligne est toujours multiplié par la quantité. Les périodes tarifaires s'appliquent aussi au matériel (voir « Périodes tarifaires »).

La caution

Chaque matériel peut avoir un montant de caution, par unité (multiplié par la quantité) ou forfaitaire pour la ligne. Le dossier n'a qu'une caution globale : somme de la salle et du matériel, ou la plus élevée des deux, avec un plafond facultatif, selon la règle choisie dans Paramètres, Caution du dossier. Le détail par ressource reste affiché.

La disponibilité

• Temps de préparation et de remise en état par matériel : l'occupation d'un matériel court de « début moins préparation » à « fin plus remise en état ». Une sonorisation rendue à 23 h avec 12 h de contrôle n'est pas réservable avant 11 h le lendemain.

• Une demande en attente retient déjà du matériel, comme elle retient une salle.

• Un matériel non rendu à temps est signalé en retard et n'est jamais remis en location tant qu'il n'est pas revenu.

Les blocages

Une maintenance, une mise hors service ou un blocage administratif retirent du matériel de la location sur une période, pour une quantité ou pour un exemplaire précis. Les blocages créés par une anomalie au retour apparaissent aussi ici. L'onglet Historique du matériel retrace ce qui s'est passé.

Associer du matériel à une salle

Sur la fiche d'une salle, vous choisissez le matériel proposé avec elle : inclus (déjà sur place, avec une quantité) ou en option, avec un plafond de quantité par réservation. L'usager le voit au moment de réserver cette salle.