Tarifs, gratuités et quotas

Les ingrédients du prix

Le prix d'une réservation s'établit à partir de plusieurs éléments, toujours calculés de la même façon pour l'estimation affichée à l'usager, l'approbation par l'agent, la convention et la facture.

1. Le type de client validé par l'agent (voir « Traiter les demandes »).

2. La configuration de capacité choisie, avec son tarif de base et son tarif propre au type de client, ou sa gratuité.

3. La durée de la location.

4. Les périodes tarifaires qui couvrent les jours de la location.

5. Les services forfaitaires, le matériel, les interventions des équipes.

Les types de clients

Dans Administration, Référentiels, Types de clients, vous définissez les catégories de demandeurs : particulier, association locale, entreprise, autre collectivité. Chaque type précise :

• les champs d'identité demandés à l'inscription : nom et prénom pour un particulier, raison sociale pour une association ou une entreprise (les deux peuvent coexister) ;

• un nombre de locations gratuites par an (facultatif).

Les tarifs d'une salle

Chaque configuration d'une salle a un tarif horaire et/ou un tarif journalier de base. Pour chaque type de client, vous pouvez définir un tarif horaire et/ou journalier propre, ou accorder la gratuité. Sans ligne pour un type de client, le tarif de base s'applique.

Le calcul de la durée

• En dessous de 6 heures consécutives, le tarif horaire s'applique (nombre d'heures × tarif horaire).

• À partir de 6 heures, si la configuration a un tarif journalier, c'est la journée qui s'applique : 8 heures valent un jour, pas huit heures facturées au tarif horaire.

• Au-delà de 24 heures, la location est facturée par tranche de 24 heures entamée ou par nuitée, selon le réglage Mode de calcul de la durée de Paramètres. Du vendredi 0 h au lundi 8 h : 4 tranches de 24 h entamées, mais 3 nuitées.

• Sans aucun tarif, la salle est sur devis : le prix est établi par l'agent, et l'usager voit « sur devis ».

Deux gratuités différentes

• La gratuité permanente : sur une configuration de salle, un type de client est marqué gratuit. Elle ne consomme jamais de quota.

• Le quota annuel : un type de client a droit à N locations gratuites par an et par usager. Il est compté par année civile de la date de réservation (pas de la date de demande). Au-delà, la tarification normale s'applique. Le quota suit l'usager et se consomme à l'approbation.

Les services

Les services d'une salle (ménage, vaisselle) ont un tarif forfaitaire qui s'ajoute au prix de la salle une seule fois, sans être multiplié par la durée. Même avec une salle gratuite, les services restent facturés.

Ce qui ne change jamais

Une fois la réservation approuvée, le prix est figé dans la convention. Changer ensuite un tarif, une période ou un réglage ne modifie que les futures demandes.