Préparer, remettre et récupérer le matériel

Le tableau de préparation

Locations, Matériel classe ce qui est à préparer et à remettre, par jour. Chaque ligne de matériel suit un statut : À préparer, En préparation, Prêt, Remis, puis rendue. Les tuiles du haut donnent la charge du jour : demandes à traiter, à préparer aujourd'hui (avec les retards de remise), départs, retours, retours en retard, matériel endommagé ou en panne, indisponible, manquant.

De la demande au retour

1. Instruire : le matériel demandé apparaît dans le dossier. L'agent peut le modifier tant que la demande est en attente.

2. Préparer (droit « Préparer ») : l'agent passe chaque ligne de « à préparer » à « prêt ». Pour le matériel individualisé, il peut changer l'exemplaire affecté.

3. Remettre (droit « Remettre ») : l'agent consigne la remise avec l'état et des photos. Un bon de remise PDF est généré à la demande.

4. Recevoir (droit « Recevoir ») : au retour, l'agent indique pour chaque ligne ce qui est revenu, manquant ou en mauvais état. Un bon de retour PDF est disponible.

5. Clôturer : la réservation ne peut pas se terminer tant que du matériel n'est pas rendu.

Relancer l'usager d'un matériel non rendu

Sur le dossier du matériel, le bouton Relancer l'usager affiche l'e-mail exact qui partira (matériel restant à rendre, date prévue, lieu de restitution), puis l'envoie sur confirmation. Le texte est le modèle « Matériel à restituer (relance) », modifiable dans Administration, E-mails.

• Une relance est tracée dans la chronologie du dossier.

• Une nouvelle relance ne peut partir qu'après 20 heures, pour ne pas harceler l'usager.

• L'envoi est toujours un geste de l'agent : rien ne part automatiquement.

Les anomalies

Un matériel rendu manquant, endommagé, en panne, sale ou incomplet crée une anomalie, visible dans Locations, Matériel, Anomalies (droit « Gérer les anomalies »). Le matériel concerné est bloqué : il ne peut plus être loué.

Pour chaque anomalie, l'agent peut :

• décrire le constat et réclamer un montant ;

• facturer une pénalité et encaisser la caution (avec le droit « Finances, Gérer ») ;

• créer un ticket Helpdesk et suivre la réparation (voir « Liens avec les autres modules ») ;

• clôturer l'anomalie : matériel remis en service, ou sorti du stock.

Le planning du matériel

Locations, Matériel, Planning montre, sur 7, 14 ou 30 jours : pour le matériel en quantité, le stock réservé au plus fort de la journée sur le stock disponible ; pour le matériel individualisé, ce qui occupe chaque exemplaire jour par jour. Les temps de préparation et de remise en état sont compris.