Réservations récurrentes

Le besoin

Un club de sport ou une association réserve le même créneau chaque semaine, toute l'année. Plutôt que de déposer trente demandes, l'usager dépose une série.

Régler la fonction

Sur la fiche de chaque salle

Dans la carte Réservations récurrentes, choisissez la période de référence de la salle :

• Année civile : du 1er janvier au 31 décembre.

• Année scolaire : du 1er septembre au 31 août.

• Plage de dates libre : vos propres dates.

Sans période, la salle n'accepte pas les séries et le bouton n'apparaît pas sur sa page publique. Un équipement à plusieurs salles n'accepte pas les séries : elles se font salle par salle.

Dans les paramètres

La carte Réservations récurrentes choisit comment une série est facturée :

• Chaque séance au tarif normal : les périodes tarifaires s'appliquent alors à chaque séance.

• Un forfait pour toute la série : le forfait se saisit sur la fiche de chaque salle, par configuration, et se répartit à parts égales sur les séances. Sans forfait renseigné, le tarif normal s'applique. Un type de client gratuit ne paie pas le forfait.

Le choix est figé au dépôt de chaque série : le modifier ne change pas les séries déjà déposées.

Le parcours de l'usager

Sur la page de la salle, le bouton Réserver un créneau récurrent ouvre la page dédiée. L'usager choisit sa première séance, la fréquence (chaque semaine, ou toutes les 2, 3 ou 4 semaines), les horaires et éventuellement une date de fin, puis clique sur Vérifier les dates.

Les dates sont toutes listées

Aucune date n'est écartée automatiquement. Chacune apparaît avec ce qui la concerne :

• une date qui tombe un jour férié, pendant des vacances scolaires ou une fermeture doit être maintenue ou abandonnée explicitement, une par une, ou en bloc avec « Tout maintenir » et « Tout abandonner ». L'envoi reste bloqué tant qu'une date n'a pas été tranchée ;

• une date réellement impossible (créneau déjà pris, hors horaires d'ouverture, hors règles de réservation) est signalée et ne peut pas être maintenue.

L'envoi

• Une demande est créée par séance retenue, toutes rattachées à la série.

• L'usager reçoit un seul accusé de réception.

• La série compte pour une seule demande dans son quota de demandes en cours.

• Une séance prise par quelqu'un d'autre entre-temps est signalée, les autres sont enregistrées.

Le traitement par l'agent

La fiche de chaque séance affiche toute la série, avec le statut de chacune. Deux boutons traitent la série d'un coup :

• Approuver les séances en attente

• Refuser les séances en attente (avec un message facultatif)

Chaque séance est traitée avec les mêmes contrôles qu'une demande seule (droits, service gestionnaire, créneau, prix). Une séance en échec n'arrête pas les autres : le résultat les liste. Chaque séance approuvée a sa propre réservation et sa propre convention, mais l'usager ne reçoit qu'un seul e-mail pour toute la série, avec la première et la dernière date et le nombre de séances.

Vous pouvez aussi traiter les séances une par une depuis leur propre fiche.