Réserver pour un usager depuis le back-office

Pourquoi ce parcours existe

Certains usagers préfèrent, ou n'ont d'autre choix que de réserver une salle en se déplaçant en mairie ou par téléphone - notamment les personnes en difficulté avec le numérique. Ce guide décrit comment un agent crée une réservation directement depuis le back-office, sans faire passer l'usager par l'espace public.

Lancer une nouvelle réservation

Trois points d'entrée mènent au même formulaire :

• Le bouton « Nouvelle réservation » en haut du tableau de bord (/salles).

• Le bouton « Réserver » sur le planning (/salles/planning).

• Un clic sur un jour, directement dans le planning ou dans la bande « Planning de la semaine » du tableau de bord - la date choisie pré-remplit alors le formulaire.

Choisir ou créer le contact

L'agent recherche un usager déjà connu (nom, email ou téléphone), ou crée un nouveau contact directement depuis le formulaire s'il n'a pas encore de compte.

• Le téléphone est obligatoire pour un contact créé par un agent - c'est le moyen de contact fiable pour un usager qui n'a pas d'email.

• L'email est optionnel : s'il n'est pas renseigné, un email interne factice est généré automatiquement pour respecter la contrainte technique d'unicité, sans que l'agent ait à en inventer un. Ce compte n'est pas connectable en ligne tant que l'usager n'a pas renseigné un vrai email par la suite.

Compléter la réservation

Le formulaire reprend les mêmes informations que le parcours public (salle, configuration, créneau, nombre de personnes, objet, services, débit de boissons si besoin), sans l'étape d'acceptation des documents légaux en ligne - recueillie hors ligne par l'agent le cas échéant. Le tarif est calculé automatiquement à la validation, exactement comme lors de l'approbation d'une demande.