Inviter des participants à une réservation

Le principe

Depuis la fiche d'une réservation confirmée et à venir, la carte Invités fonctionne comme une invitation d'agenda, à la manière d'Outlook ou de Teams : les invités reçoivent l'évènement, répondent, et l'organisateur voit les réponses.

Ajouter des invités

• Des agents de la collectivité : recherche par nom ou par e-mail.

• Des personnes extérieures : une ou plusieurs adresses e-mail.

Envoyer les invitations

Envoyer les invitations envoie à chacun un e-mail avec le quand et le où, et un fichier agenda (.ics) que Outlook, Teams, Gmail ou un téléphone importent. Vous pouvez joindre un message pour les invités.

La réponse de l'invité

L'invité répond sur une page personnelle, sans compte : « Je participe », « Peut-être » ou « Je ne peux pas venir », avec un mot facultatif. Le lien ouvre une page, il ne répond jamais tout seul : un antivirus qui suit les liens ne peut donc pas répondre à la place de la personne.

Les réponses s'affichent dans la carte, et l'organisateur est prévenu dans l'application.

Relancer, mettre à jour, annuler

• Relancer ceux sans réponse renvoie l'invitation.

• Envoyer une mise à jour sert quand la date, l'heure ou le lieu a changé : les réponses sont alors remises à zéro.

• Annuler la réservation envoie un avis d'annulation aux invités.