Mettre en route le module : par où commencer

Avant de commencer

Ce guide s'adresse au responsable du module. Il propose un ordre qui évite de revenir en arrière : chaque étape prépare la suivante. Comptez une demi-journée pour une première configuration complète.

1. Les référentiels

Dans Administration, Référentiels, créez les listes utilisées partout dans le module :

• Types de clients : habitant, association locale, entreprise, autre collectivité. Pour chacun, vous pouvez accorder un nombre de locations gratuites par an. C'est ce type qui détermine les tarifs.

• Types de location : la nature de l'évènement (mariage, assemblée, réunion, exposition).

• Critères : accessibilité PMR, cuisine équipée, parking.

• Services : les prestations proposées avec une salle (ménage, sonorisation, vaisselle).

• Types de caution et types d'acompte.

• Documents : règlement intérieur et politique de confidentialité que le demandeur devra accepter.

• Civilités proposées à l'inscription.

2. Les salles

Dans Administration, Salles, créez chaque salle avec ses configurations de capacité et ses tarifs par type de client. Pour un centre à plusieurs salles, créez le centre puis chaque salle, et rattachez-les. Voir « Configurer une salle » et « Équipement à plusieurs salles ».

3. Le matériel

Dans Administration, Matériel, créez le catalogue (quantités ou exemplaires numérotés), les tarifs, les cautions, puis les packs. Voir la rubrique « Location de matériel ».

4. Les paramètres

Dans Administration, Paramètres, réglez le fonctionnement : règles de réservation, mode de calcul de la durée, moyens de paiement, caution, calendrier des jours fériés, périodes tarifaires, frais d'intervention, notifications, champs d'inscription. Voir « Paramétrer le module ».

5. Les documents et les e-mails

• Modèle de convention : les conditions générales qui figurent sur chaque convention (Référentiels, Documents).

• E-mails : relisez les douze modèles fournis et adaptez le ton de votre collectivité. Voir « E-mails automatiques ».

6. L'apparence du site public

Dans Administration, Personnalisation, choisissez le logo, la couleur, le titre, la page d'accueil et le pied de page. Vous pouvez aussi intégrer la réservation dans votre site existant. Voir « Personnaliser et intégrer le site public ».

7. Les droits

Donnez à chaque agent le rôle adapté (Responsable Locations ou Agent Locations, ou un rôle sur mesure). Voir « Rôles et droits ».

8. Un essai de bout en bout

1. Créez un compte usager de test sur l'espace public et confirmez son adresse e-mail.

2. Déposez une demande de salle avec un peu de matériel.

3. Traitez-la en agent : acceptez, vérifiez le prix, ouvrez la convention PDF.

4. Préparez, remettez et reprenez le matériel, puis établissez la facture.